Kvalificering af processer

Kvalificering

Hvordan kvalificerer man processer til digitalisering og automatisering? 

En af de største udfordringer ved automatisering og digitalisering er starten. Hvor skal man starte? I hvilken afdeling? Og med hvilke processer? Disse spørgsmål gør sig gældende for alle, der ønsker at begynde en digitaliserings- og automatiseringsrejse. Mulighederne er mange, og ofte står medarbejderne i kø for at slippe af med monotone og uhensigtsmæssige opgaver, som sænker arbejdsglæden og effektiviteten. 

Som enhver productivity guide kan afsløre, at det handler det om at plukke de lavthængende frugter. Men hvordan finder man disse? Der ligger først og fremmest et analysearbejde i at udpege de opgaver, der kvalificerer sig til digitalisering og automatisering. Det skal ligeledes vurderes, hvor den største gevinst kan høstes med mindst indsats.  

I denne forbindelse har RPA vundet indpas som en simpel, billig og effektiv måde at reducere omkostninger og hurtigt indfri besparelser. Mens dette i mange tilfælde er sandt, er det også vigtigt at være opmærksom på, at RPA ikke er altid er svaret. Men hvordan kan man være sikker på det? 

Vurdering af processer

Hos Zenamic giver vi gerne en hånd med at udvælge og vurdere processer og deres egnethed til automatisering. Dog er der også tiltag, man selv kan gøre i udvælgelsen, som kan bidrage til besparelser og ikke mindst projektsucces. Herunder følger en indledende trepunktsguide til kvalificering af opgaver til automatisering. Disse tre punker kan hjælpe med at sortere i de processer, som umiddelbart ser ud til at kunne bruge et løft i for af automatisering.

  1. Det første punkt er at afklare, om processen kan digitaliseres eller automatiseres i det nuværende setup, med rettelser eller ændringer af eksisterende systemer – og i så fald, hvad omkostningerne herved vil være? Hvis der bruges et standardsystem, som ikke kan ændres, kan det være svært at løse. Ligeledes kan specialudviklet software til flere millioner være for dyrt at udføre rettelser eller ændringer i, i forhold til den potentielle besparelse. 
  2. Andet punkt er at kende volumen og afviklingstiden på processen for at finde besparelsespotentiallet. Opgaver med lav volumen og gennemløbstid kan være svære at retfærdiggøre at investere i. Mens processer med høj volumen og gennemløbstid vil fordre større besparelser. 
  3. Sidst kommer kompleksiteten i opgaven og det kognitive niveau, der kræves for at udføre den. Kræver opgaven mange beslutninger og vurderinger, vil den ligeledes være sværere at standardisere og automatisere. Mens simple, standardiserede, velbeskrevne processer uden undtagelser vil være tilsvarende lettere at automatisere.

Kompleksitet i konfiguration

Hertil kommer kompleksiteten i konfigurationen af den enkelte proces, som foruden de tidligere nævnte punkter også afhænger af antallet af systemer/programmer, samt aktiviteter/handlinger heri. Dette kan illustreres med denne figur: 

Kompleksitetgrad

Afrunding 

Der vil naturligvis også være processer, som falder uden for denne graduering samt øvrige parametre, der kan have indflydelse på besparingspotentialet og den krævede indsats.

Med afsæt i ovenstående punkter og illustration kan man give et kvalificeret bud på, hvor der med mindst indsats foreligger størst besparingspotentiale. Dette er noget, som vi gerne hjælper jer i mål med. 

Skriv et svar