Case 4

ØKONOMI: BILAGREGISTRERING

Udfordringen ved at modtage nye bilag via forskellige filtyper 

Det er ikke usædvanligt, at en økonom oplever, at modtage forskellige bilag via fysisk materiale eller forskellige filtyper. Disse filtyper kunne eksempelvis være fritekst på e-mails, i en pdf eller i et regneark. Når en af disse tilfælde forekommer, skal økonomen indtaste informationerne i virksomhedens økonomisystem, hvilket indebærer at flytte data frem og tilbage mellem enten en særlig fil eller et stykke fysisk papir og derefter indtastes tallene ind i økonomisystemet.

Økonomen bruger derfor lang tid på at læse det indkomne materiale og finde de rigtige kasser i økonomisystemet, som det nye data skal placeres i.

LØSNINGEN MED ZENIVERSE

Med ZenBot vil det aldrig blive nødvendigt at indtaste data fra et bilag igen. Økonomen skal blot vise vores softwarerobot processen med registrering af bilag én gang, og derefter vil robotten aflæse filen, uanset om det er PDF, regneark eller en indscannet fil, hvorefter den placerer de nye informationer i det pågældende økonomisystem.

Kommandogenvej til igangsætning af Zenbot

Økonomimedarbejderen kan vælge at anvende en bestemt genvejskommando, der sætter robotten i gang med arbejdet, når medarbejderen modtager et nyt bilag, som skal registreres. Denne kommando vælger medarbejderen helt selv. Han kan igangsætte ZenBot via denne kommando på det tidspunkt, hvor han føler sig mest presset, eller han kan vælge at lade robotten udføre registreringen af bilagstyper hver gang uanset tidspresset.

UDBYTTET

Økonomen kan spare utallige arbejdstimer ved at lade vores RPA løsning udføre tastearbejdet. Såfremt medarbejderen kan definere og fremvise sin arbejdsproces med bilagregistrering, vil ZenBot også kunne gentage den. Ligeledes laver robotten ingen fejl og udfører opgaven på præcis samme måde hver eneste gang – derfor er kvaliteten altid den samme, og økonomen kan være sikker på, at alt data bringes i spil og intet glemmes på vejen.

  • Hurtig og nem datahåndtering
  • Overensstemmelse i kvaliteten af data
  • Procestiden på hvert bilag er kraftigt reduceret